Política de tratamiento de datos personales y privacidad

1. OBJETO Y ALCANCE

MOVANZA es una plataforma digital destinada a facilitar la organización de empresas y trabajadores, la vinculación de integrantes a empresas, la asignación y seguimiento de tareas, la verificación de ubicación para iniciar y finalizar actividades y el registro de marcas temporales asociadas con dichas operaciones. Esta política describe los criterios para recopilar, utilizar, almacenar, consultar, transmitir y eliminar datos personales relacionados con su funcionamiento. Aplica a visitantes que entreguen información, titulares de cuentas, representantes de empresas, trabajadores y personas que contacten al soporte.

2. IDENTIDAD DEL RESPONSABLE

El responsable de los datos tratados para fines propios de administración de la plataforma será [OPERADOR LEGAL, IDENTIFICACIÓN, DIRECCIÓN, CORREO Y TELÉFONO PENDIENTES]. En la información de trabajadores incorporada por una empresa cliente, la determinación de quién actúa como responsable y quién como encargado dependerá de las decisiones efectivas sobre finalidades y medios de tratamiento, los acuerdos suscritos y la legislación aplicable. No se presume que MOVANZA sea responsable único de todos los datos. La empresa cliente deberá comunicar al trabajador quién determina los fines del tratamiento.

3. MARCO NORMATIVO Y PRINCIPIOS

Esta política se interpreta de acuerdo con la Constitución Política de Colombia, artículo 15; Ley 1581 de 2012; disposiciones reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015; y demás normas aplicables. El tratamiento deberá observar legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Solo se recolectará información necesaria y pertinente para finalidades específicas e informadas.

4. CATEGORÍAS DE DATOS

Según la función utilizada, podrán tratarse: (a) identificación y contacto, como nombre, correo y datos aportados al crear una cuenta; (b) información de afiliación a una empresa y rol autorizado; (c) datos de tareas, instrucciones, invitaciones, aceptaciones, rechazos, cancelaciones y estados; (d) fechas, horas y eventos de inicio y finalización; (e) ubicación geográfica puntual obtenida al solicitar la verificación de una actividad, su precisión y el resultado de la validación, si técnicamente se registran; (f) datos técnicos necesarios para seguridad, diagnóstico y continuidad, según la implementación real; (g) consultas o comunicaciones de soporte. No se entenderá autorizada la recolección de datos biométricos, de salud, políticos, religiosos o de menores por el solo hecho de utilizar la plataforma.

5. FINALIDADES ESPECÍFICAS

Los datos podrán utilizarse para crear y administrar cuentas; verificar accesos; vincular trabajadores con empresas autorizadas; mostrar y gestionar tareas; permitir aceptación o rechazo de invitaciones y asignaciones; comprobar el cumplimiento de condiciones geográficas definidas para el inicio y finalización de tareas; registrar marcas de tiempo generadas por el servidor; mantener historiales operativos; atender solicitudes; prevenir usos fraudulentos; corregir errores; cumplir obligaciones legales; y elaborar estadísticas operativas dentro de límites legítimos. No se utilizarán datos de ubicación para publicidad conductual ni se comercializarán historiales individuales de movimiento sin una base jurídica específica y comunicación adecuada.

6. GEOLOCALIZACIÓN Y LIMITACIÓN DEL SEGUIMIENTO

La ubicación puede ser requerida cuando el trabajador solicita iniciar o finalizar una tarea sujeta a un radio geográfico. El sistema podrá comparar la posición reportada por el dispositivo con el punto y radio configurados para determinar si se permite la acción. La exactitud depende del dispositivo, permisos, señal y condiciones ambientales. Una verificación geográfica no demuestra por sí sola que una tarea se ejecutó correctamente ni que una persona permaneció en un sitio durante toda su duración. El diseño previsto no supone seguimiento permanente fuera de las verificaciones puntuales; si se incorpora rastreo continuo, deberá revisarse esta política, la base jurídica, los avisos y los controles antes de activarlo. Debe definirse expresamente si se almacena la coordenada exacta o solamente el resultado de la verificación: [PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN TÉCNICA].

7. AUTORIZACIÓN Y BASES LEGÍTIMAS

Cuando la autorización sea necesaria, se solicitará de forma previa, expresa e informada, con indicación de las finalidades. Se conservará evidencia verificable de su obtención. En los supuestos exceptuados por ley, el tratamiento se sustentará en la habilitación correspondiente. La aceptación de términos generales no sustituye automáticamente una autorización específica cuando sea exigible. La participación en una relación de trabajo o prestación de servicios no elimina los derechos del titular ni autoriza vigilancia desproporcionada. Las empresas deberán informar adecuadamente a sus trabajadores acerca del uso de la herramienta.

8. DATOS SENSIBLES Y MENORES

MOVANZA no está concebida para recolectar datos sensibles ni para el uso autónomo de menores de edad. Si una función futura exige tratar datos sensibles, se analizarán las excepciones legales, la autorización explícita cuando corresponda, la voluntariedad de las respuestas y las garantías reforzadas. No deberá solicitarse información sensible por formularios genéricos de soporte si no resulta indispensable.

9. ACCESO POR ROLES Y EMPRESAS

El acceso a datos personales debe limitarse a usuarios autorizados de acuerdo con su rol y su vinculación efectiva a una empresa. Una empresa no debe poder consultar datos de trabajadores de otra empresa sin fundamento legítimo. Los trabajadores deben acceder únicamente a sus asignaciones e información permitida. Los administradores técnicos podrán tener accesos excepcionales estrictamente necesarios para soporte, seguridad y mantenimiento, sujetos a controles y confidencialidad. La existencia y efectividad de estos controles debe comprobarse antes de declararlos implementados.

10. TERCEROS, ENCARGADOS Y TRANSFERENCIAS

Para operar la plataforma podrían utilizarse proveedores de alojamiento, autenticación, bases de datos, mapas, correo electrónico, monitoreo y otros servicios. Antes de publicar, identificar los proveedores reales [PENDIENTE], sus funciones, ubicación de tratamiento y condiciones contractuales. Cuando terceros traten datos por instrucciones de MOVANZA, deberán existir obligaciones adecuadas de confidencialidad, seguridad y tratamiento. Las transferencias o transmisiones internacionales se analizarán conforme a las reglas colombianas aplicables; no se presumirá que todos los datos permanecen en Colombia.

11. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN

Los datos se conservarán solo durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y obligaciones legales o contractuales aplicables. Se definirán periodos diferenciados para cuentas, invitaciones, registros de tareas, verificaciones de ubicación, respaldos y solicitudes de soporte: [TABLA DE RETENCIÓN PENDIENTE]. Al finalizar la relación, se evaluará la eliminación, anonimización o bloqueo de la información según corresponda. La supresión puede estar limitada por deberes legales, contractuales o por la necesidad de conservar pruebas legítimas, lo que deberá comunicarse al solicitante.

12. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares pueden conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización cuando proceda; recibir información sobre su uso; presentar quejas ante la SIC; revocar la autorización y solicitar supresión en los casos previstos por la ley; y acceder gratuitamente a sus datos en las condiciones legales. Estos derechos se ejercen conforme a las excepciones y requisitos aplicables. MOVANZA no podrá rechazar automáticamente una solicitud solo porque el usuario esté vinculado a una empresa.

13. CANALES Y PROCEDIMIENTO

Las consultas y reclamos se recibirán en [CORREO DE PRIVACIDAD PENDIENTE] o [CANAL FÍSICO PENDIENTE]. El solicitante deberá aportar datos suficientes para verificar su identidad y concretar la solicitud, sin exigir información excesiva. Las consultas se atenderán, como regla legal, en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo; si no es posible, se informará la razón y la nueva fecha, que no excederá cinco (5) días hábiles adicionales. Los reclamos se atenderán, como regla, en quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo completo; si no es posible, se informará la razón y la nueva fecha, que no excederá ocho (8) días hábiles adicionales. Cuando un reclamo resulte incompleto se seguirá el procedimiento legal de subsanación. Si la petición corresponde a una empresa responsable, MOVANZA coordinará su gestión según el contrato y la ley, sin obstaculizar los derechos del titular.

14. SEGURIDAD Y EVENTOS

Se aplicarán medidas administrativas, técnicas y organizativas proporcionales a los riesgos y a la naturaleza de los datos. Ningún sistema conectado a Internet puede prometer seguridad absoluta. Se documentará el procedimiento de identificación, contención, investigación, notificación y corrección de incidentes, y se evaluarán las obligaciones de reporte a autoridades y titulares según cada caso. No se afirmará que existen controles no verificados.

15. CAMBIOS A LA POLÍTICA

Las modificaciones sustanciales se comunicarán de manera adecuada antes de aplicarse cuando sea necesario, indicando fecha, versión y forma de consulta. Si un cambio introduce finalidades que requieran nueva autorización, esta deberá obtenerse conforme a la ley. Versión vigente: [PENDIENTE]. Fecha de vigencia: [PENDIENTE].